Waarom je als bedrijf best voor een Social Media Policy zorgt

EEN SOCIAL MEDIA POLICY VOOR JOUW BEDRIJF.png

Social media policy: hoe en waarom?

Waarom heb je als bedrijf een social media policy nodig?

Sociale media beïnvloeden niet alleen ons privéleven, ze hebben ook een grote invloed op ons professioneel leven: het is een middel geworden om klanten te bereiken en sommige bedrijven gebruiken het ook als samenwerkingstool. Maar hoe zit dat met sociale media op de werkvloer? En hoe horen medewerkers te communiceren online, zowel in eigen naam als in naam van het bedrijf?

Sociale media zijn nog vrij nieuw en daarom is het voor veel mensen moeilijk waar de grens ligt. Ook al is er geen kwade wil bij, een werknemer kan soms nog niet goed inschatten welke negatieve impact bepaalde berichten of reacties op sociale media kunnen hebben voor het bedrijf waarvoor hij of zij werkt. Denk maar aan mensen die ontslagen worden omdat ze op Facebook racistische uitlatingen posten, en hun werkgever niet langer met hen wil geassocieerd worden.

Maar het tegenovergestelde is ook waar: medewerkers die sociale media op een goeie manier gebruiken kunnen echte ambassadeurs worden en een positieve invloed hebben op het imago van het bedrijf. Daarom stel je best een social media policy of beleid op, zodat je werknemers weten wat kan en niet kan. Want goede afspraken maken goede vrienden!

Enerzijds dient je social media policy dus een antwoord te bieden op de vraag of sociale media al dan niet mogen gebruikt worden op de werkvloer of tijdens de werkuren, en in welke mate. Daarnaast heb je als bedrijf ook bepaalde verwachtingen over hoe je medewerkers zich gedragen online, ook buiten de werkuren en al dan niet in naam van het bedrijf.

Mensen denken vaak dat alles mag op sociale media in eigen naam, maar als je bv. op jouw Facebookprofiel hebt aangegeven wie je werkgever is, dan houd je er maar beter rekening mee dat jouw uitspraken ook op je werkgever een invloed kunnen hebben. In je social media policy vermeld je dus ook enkele richtlijnen over hoe medewerkers best communiceren op sociale media.

Waar moet je rekening mee houden in jouw social media policy?

- Een goeie social media policy past in de bredere sociale media strategie van je bedrijf. Het is dan ook belangrijk dat iedereen binnen je bedrijf een idee heeft van wat die strategie inhoudt, niet enkel mensen die binnen hun functie bezig zijn met communicatie via sociale media. Zo zullen ze beter begrijpen hoe ze zelf best communiceren over of in naam van het bedrijf op sociale media. Een social media policy zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit.

Heb je nog niet echt een sociale media strategie? Dan is dit het ideale moment om er aan te beginnen en eens grondig na te denken hoe je wil omgaan met sociale media. Op onze blog deelden we onlangs 7 stappen naar een goede Facebookstrategie.

- Je kunt de social media policy als een soort ‘instructies’ zien hoe medewerkers best communiceren op sociale media, maar leg daar niet de nadruk op. Niemand houdt van verplichtingen of beperkingen. Zie het als een advies, een leidraad waar ze naar kunnen teruggrijpen. Je wijst hen in de policy op hun verantwoordelijkheden, maar eerder aan de hand van suggesties dan echte gedragsregels. Focus op wat ze kunnen doen i.p.v. wat niet kan.

- Mensen die beroepsmatig bezig zijn met sociale media binnen het bedrijf, kan je wel meer concrete tips en regels aanbieden in de social media policy. Zij spreken online in naam van het bedrijf en dus is het zeker heel belangrijk dat dit overeenstemt met de bredere marketingstrategie. 

- Moedig medewerkers zeker aan om ook in eigen naam te communiceren via sociale media over het bedrijf (weliswaar op een correcte manier en binnen de bedrijfsstrategie). Via sociale media kunnen medewerkers echte ambassadeurs worden en laten zien hoe trots ze zijn op hun werk. Trotse medewerkers zijn uitstekende reclame en zorgen voor een groter bereik op sociale media. Je kan er zelfs bepaalde beloningen aan vast hangen, bv. een traktatie wanneer de medewerkers je tot aan een bepaald aantal Facebook-likes helpen.

- Je kan medewerkers wel richtlijnen geven om niets negatiefs te posten over het bedrijf op sociale media. Maar zorg dan ook dat je personeel geen reden tot klagen heeft (toch geen terechte redenen). Zorg dat ze met eventuele problemen of frustraties makkelijk ergens terecht kunnen binnen het bedrijf en dat er dan ook effectief naar een oplossing wordt gezocht. Indien dit niet gebeurt, zien veel mensen sociale media als de plek bij uitstek om klachten te verspreiden. Want als jij niet luistert naar hun problemen, zullen hun Facebookvrienden dat misschien wel doen.

- Voorzie zeker ook een informatief gedeelte in het social mediabeleid dat mensen bewust maakt van bepaalde kenmerken of mogelijke gevolgen van sociale media. Bijvoorbeeld, over privacy en hoe bepaalde content die ze online plaatsen ook na verwijdering voor onbepaalde tijd openbaar blijft. Niet iedereen is even sociale mediawijs dus het is belangrijk om ook aandacht te hebben voor het educatieve aspect. Eventueel kan je een sociale media training organiseren binnen het bedrijf. Je werknemers leren bij, en ondertussen heb je een leuke activiteit voor bv. op een teamdag.

- Zorg dat er iemand is waarbij ze terecht kunnen met vragen of problemen omtrent de social media policy. Bijvoorbeeld, wanneer ze twijfelen of iets wel geschikt is voor publicatie of niet. Ook als een werknemer bijvoorbeeld kritiek op het bedrijf tegenkomt online, moet er een bevoegd persoon zijn aan wie hij of zij dit kan doorgeven. Zo kan deze ontevreden klant misschien toch nog geholpen worden en in de toekomst een loyale klant blijven.

Sta ook open voor suggesties van het personeel i.v.m. de social media policy: leg ze niet gewoon regels op maar laat ze meedenken over hoe jullie het samen beter kunnen aanpakken. Sociale media veranderen ook voortdurend, dus het is belangrijk dat je policy dynamisch is en makkelijk aangepast kan worden.

- Een social media policy is niet alleen belangrijk voor de eigen medewerkers, maar komt ook van pas wanneer je met medewerkers van derde partijen werkt. Ook interimkrachten of de externe poetsdienst moeten bijvoorbeeld discreet omgaan met vertrouwelijke informatie die ze opvangen terwijl ze bij jou aan het werk zijn.

- Zoals eerder gezegd moet een social media policy meer zijn dan wat regeltjes. Maar wat als werknemers gedrag vertonen op sociale media die volledig in strijd is met de kernwaarden van jouw sociale mediabeleid? In dat geval kan je eventuele sancties doorvoeren, maar enkel indien deze sancties zijn opgenomen in het arbeidsreglement.

- In verband met het gebruik van sociale media tijdens de werkuren zorg je voor goede afspraken tussen werknemers en hun leidinggevende. Sommige medewerkers hebben uiteraard sociale media nodig binnen hun functie, in dat geval is het gebruik ervan tijdens de werkuren uiteraard toegelaten voor professionele doeleinden.

Voor andere doeleinden en de overige werknemers raden wij aan om het gebruik ervan niet volledig te verbieden, maar er wel op toe te zien dat er geen taken in het gedrang komen. Een chauffeur hoort bijvoorbeeld niet op Facebook te zitten terwijl hij of zij aan het rijden is, maar kan tijdens het wachten op een klant misschien wel eens zijn of haar nieuwe meldingen checken.

In ieder geval heeft het volledig verbieden van sociale media vaak een averechts effect. Best laat je het toe maar wijs je op de verantwoordelijkheden van je medewerkers. Bepaalde gebruiken zijn natuurlijk in alle gevallen verboden: bv. het verspreiden van pornografisch materiaal, racistische uitspraken of andere zaken die onwettig zijn.
 

(Social media) policy

In principe gelden op sociale media in grote lijnen dezelfde regels als bij andere sociale aangelegenheden en communicatievormen: je gedraagt je altijd beleefd en zorgt dat je jouw job naar behoren uitvoert, dus ook wanneer het over sociale media gaat. Goeie afspraken binnen het bedrijf zorgen voor een betere uitstraling van het bedrijf naar buiten toe.

Wil je graag hulp bij het opstellen van jouw social media policy? Geef dan zeker een seintje! Ook komen we graag eens langs bij jou op het bedrijf voor een social media workshop op maat voor jouw medewerkers.